Vzw Koninklijke Toneelbond Kunst Veredelt hecht veel waarde aan de bescherming van uw
persoonsgegevens en dat uw privacy wordt gerespecteerd.
In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke
gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om
uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Vzw
Koninklijke Toneelbond Kunst Veredelt houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en
regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening EU
2016/679).
Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
● Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn
verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze
privacyverklaring.
● De verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke
minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
● Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de
verwerking van uw persoonsgegevens.
● Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de
beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is.
● Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor
uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.
● Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen
wijzen en deze respecteren.
Als Vereniging Zonder Winstoogmerk (VZW) zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van
uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere
zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande
contactgegevens:
vzw Koninklijke Toneelbond Kunst Veredelt
Nekke 41
9930 Lievegem
E-mail: info@ktkvzomergem.be
Aan wie is deze privacyverklaring gericht?
Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere leden, deelnemers aan
activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, diensten of
producten, klanten en leveranciers.
Waarom verwerken wij welke persoonsgegevens?
Uw persoonsgegevens worden door vzw Koninklijke Toneelbond Kunst Veredelt verwerkt voor
de uitvoering van de volgende doeleinden en rechtsgronden:
• Administratie van toegetreden leden, via eigen vereniging (Contractuele basis)
• Administratie van deelnemers (Contractuele basis)
• Communicatie met leden via nieuwsbrief, mailing, brochure,… . (Gerechtvaardigd
belang)
• Verzekering van leden en vrijwilligers (Contractuele basis)
• Online communicatie met deelnemers, informatief voor activiteit waar men aan
deelneemt. (Gerechtvaardigd belang)
• Online communicatie met deelnemers, promo voor gelijkaardige activiteit. (Klanten:
gelijkaardig product)
Wanneer we uw toestemming vragen voor de verwerking van gegevens, heeft u steeds het
recht om de toestemming terug te trekken.
Voor de bovenstaande doeleinden kunnen wij de volgende persoonsgegevens
van u vragen en/of verwerken:
- Voornaam, roepnaam, familienaam
- Adres (privé)
- Telefoonnummer (privé)
- E-mailadres (privé)
- Geboortedatum, leeftijd (enkel van onze leden)
We verzamelen enkel persoonsgegevens die u zelf aan ons meedeelt op verschillende wijzen
(o.a. inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren op onze website,
persoonlijk/telefonisch/e-mail contact,…). Wij verzamelen geen persoonsgegevens via
derden.
We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens
hebben verkregen.
Verstrekking van persoonsgegevens aan derden – verwerkers
De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit
noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik
van een derde partij (externe dienstverlener) voor: - Het opslaan en verwerken van gegevens in de Cloud (via een Cloud Service Provider zoals
Assist) - Het verzorgen van de internet omgeving (via een webhosting- of mailhosting-firma)
- Het verzekeren van onze leden en vrijwilligers (via een federatie of koepel, een
verzekeringsmaatschappij of verzekeringsmakelaar) - Het verzorgen en verspreiden van nieuwsbrieven en uitnodigingen (via een online mailservice
zoals Mailchimp).
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan externe dienstverleners (verwerkers) waarmee we
geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten (of dezelfde bepalingen zijn overgenomen in
de contractvoorwaarden).
Met externe dienstverleners (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om
de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.
Verstrekking aan derden – ontvangers
Wij delen persoonsgegevens met externe partijen enkel voor leden en vrijwilligers, niet voor
deelnemers aan onze activiteiten, met uitzondering voor het verspreiden van onze
nieuwsbrief.
Met deze partijen maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw
persoonsgegevens te waarborgen en te garanderen dat uw gegevens vertrouwelijk worden
behandeld.
Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere derden doorgeven (andere
partijen verstrekken), tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.
Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij uw persoonsgegevens aan derde partijen. Wij
geven uw contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.
Wij kunnen persoonsgegevens wel delen met andere derden indien u ons hier (schriftelijk)
toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken,
zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking
daarvan.
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de Europese
Economische Ruimte.
Hoe lang houden we uw gegevens bij?
Vzw Koninklijke Toneelbond Kunst Veredelt bewaart persoonsgegevens niet langer dan
noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt, met in acht name
van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen (o.a. op gebied
van boekhouding). Bewaartermijnen kunnen evenwel per doel verschillen:
• Administratie van toegetreden leden via eigen vereniging. (tot stopzetting
lidmaatschap, tenzij wettelijk anders bepaald.)
• Communicatie met leden via nieuwsbrief, mailing, brochure,… (tot stopzetting
lidmaatschap, tenzij wettelijk anders bepaald.)
• Verzekering van leden (tot stopzetting lidmaatschap, tenzij wettelijk anders bepaald.)
• Online communicatie met deelnemers – informatief voor activiteit waar men aan
deelneemt. (tot bij het uitschrijven op onze nieuwsbrief door de deelnemer zelf.)
• Online communicatie met deelnemers – promo voor gelijkaardige activiteit. (tot bij het
uitschrijven op onze nieuwsbrief door de deelnemer zelf.)
Hoe beschermen we uw gegevens?
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw
persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige toegang, gebruik, verlies of
openbaarmaking (…inbreuken, verlies en onrechtmatige verwerking…). Zo hebben we
bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:
• Alle personen die namens vzw Koninklijke Toneelbond Kunst Veredelt van uw gegevens
kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd (en opgeleid) over het belang van de
bescherming van persoonsgegevens. Zij volgen hiervoor een aantal duidelijke
richtlijnen en worden op regelmatige basis getraind en bewustgemaakt van hun
verantwoordelijkheid.
• Aan deze medewerkers wordt toegang verleend tot uw gegevens voor zover ze die
informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
• Wij maken systematisch back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen
herstellen bij fysieke of technische incidenten.
Mocht zich er toch een incident voordoen waarbij uw gegevens betrokken zijn, dan wordt u
persoonlijk verwittigd in de door de wet voorziene omstandigheden.
Uw rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht van inzage en kopie van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben.
U heeft recht op verbetering en aanvulling wanneer uw gegevens onjuist of onvolledig zijn.
U heeft het recht op gegevenswissing (verwijdering) van de persoonsgegeven welke wij van u
ontvangen hebben, en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze
werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of uw verzoek
gerechtvaardigd is.
U heeft het recht op beperking van gegevensverwerking indien u bezwaar heeft tegen de
verwerking van bepaalde gegevens, kan u vragen om deze verwerking te stoppen.
Tevens kunt u bezwaar (verzet) maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens
van u verwerkt worden. Zo heeft u het recht u te verzetten tegen het gebruik van uw
persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden (via uit-schrijfmogelijkheden in e-mails).
Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan
uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij.
Via het adres bovenaan deze privacyverklaring kan u ons contacteren om uw rechten uit te
oefenen, vergezeld van een motivatie voor uw vraag. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren
voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
Er worden geen enkele categorie van personen onderworpen aan eender welke vorm van
geautomatiseerde besluitvorming of profilering.
Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens of over de
uitoefening van uw rechten dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.
U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit op het
gebied van privacybescherming:
Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
commission@privacycommission.be
Wijzigingen aan onze privacyverklaring
Vzw Koninklijke Toneelbond Kunst Veredelt kan zijn privacyverklaring steeds aanpassen. Van
deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. De laatste wijziging
gebeurde op 19/02/2022.
Oudere versies van onze privacyverklaring zullen in ons archief worden opgeslagen. Stuur ons
een e-mail als u deze wilt raadplegen.